6 Tipps, um Ihre Personalkosten besser zu verwalten

Es ist schön, Personal zu haben, dass sich mit Ihnen zusammen um den Betrieb Ihres Restaurants kümmert – bis Sie herausfinden, wie zeitaufwändig es ist, den Überblick über Ihre Personalkosten und die Planung zu behalten.

Ihre persönlichen Daten zu archivieren, ihre Schichten zu planen und sie dann in letzter Minute anzupassen, ist genug, um jeden Manager wöchentlich zur Frustration zu treiben.

Es gibt wenige Dinge, die für einen Gastronomen schlimmer sind, als bei einem plötzlichen Kundenansturm nicht genügend Kellner zu haben oder Ihre Mitarbeiter dafür zu bezahlen, bei geringem Aufkommen herumzustehen.

Eine einfache Berechnung des Prozentsatzes Ihrer Arbeitskosten, deren konsequente Verfolgung, die Organisation der Gehaltsabrechnung und die Automatisierung Ihrer Schichtplanung verringern die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht. Mit ein wenig Arbeit kann eine Über- oder Unterbesetzung der Vergangenheit angehören.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen 6 Tipps zur Verfolgung von Personalkosten vor:

1. Überarbeiten Sie regelmässig Ihren Schichtplan
2. Verfolgen Sie Ihre Aufgaben in Protokollen
3. Berechnen Sie Ihre Mitarbeiter-Fluktuationsrate
4. Planen Sie basierend auf Umsatz- und Wetter-Prognosen
5. Nutzen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter
6. Automatisieren Sie die Schichtplanung

Was sind Personalkosten?

Die Personalkosten sind der Teil der Restaurantkosten, der für die Einstellung und den Unterhalt von Mitarbeitern aufgewendet wird. Obwohl der ideale Prozentsatz des Umsatzes für Gehälter und Löhne je nach Unternehmenstyp variiert, sollten diese Kosten nicht zu hoch ansteigen. Für Restaurants sind 35% ein allgemein akzeptierter Personalkostenanteil.

Fast-Food-Ketten erreichen typischerweise Personalkostenanteile von um die 25% des Umsatzes, während sich gehobene Restaurants eher im Bereich von 30% bis 40% bewegen. Dies ist abhängig von der Speisekarte und dem Servicestil ab. Die Kosten für Lebensmittel und Getränke liegen im Gastgewerbe typischerweise zwischen 28% und 35%.

Den Personalkostenanteil können Sie mit der folgenden einfachen Formel berechnen:

Personalkosten/Umsatz*100 = Personalkostenanteil

Wenn Sie ein Kassensystem verwenden, das in ein Personalverwaltungssystem integriert ist, sollte dieser Prozentsatz automatisch für Sie berechnet werden, wobei die Daten direkt aus Ihrer bestehenden Datenbank gezogen werden.

1. Überarbeiten Sie regelmässig Ihren Schichtplan

Es mag zwar einfacher erscheinen, Ihre Mitarbeiter über Monate hinweg entsprechend eines festen Schichtplans arbeiten zu lassen, aber es ist eine gute Idee, Ihren Schichtplan häufig neu zu evaluieren, um eine Überlastung Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden. Die Besucherzahlen in Ihrem Restaurant werden von Tag zu Tag, von Woche zu Woche und von Monat zu Monat schwanken. Obwohl ein gleichmässiger Zeitplan manchmal vom Personal geschätzt wird, ist er für Ihr Geschäft nicht optimal.

Wenn Ihr Servicepersonal während bestimmter Schichten überbesetzt ist, verschwenden Sie Geld für Personalkosten. Ausserdem werden Ihre Mitarbeiter die zusätzliche Flexibilität zu schätzen wissen, sodass Sie möglicherweise sogar die mit einer hohen Fluktuationsrate verbundenen Kosten vermeiden können.

2. Verfolgen Sie Aufgaben in Protokollen

Es könnte nützlich sein, zu wissen, womit Ihre Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Eine scheinbar kleine Aufgabe wie das Aufstocken des Lagers mit neuen Waren könnte schliesslich zeitaufwändiger sein, als Sie denken. 

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in einem Protokoll verfolgen lassen, womit sie ihre Zeit verbringen, können Sie herausfinden, welche Prozesse automatisiert werden sollten. Durch die Auswertung dieser Daten können Sie auch erkennen, wann Sie mehr Servicepersonal während der Stosszeiten einstellen sollten. Das Nachverfolgen einzelner Aufgaben kann Ihnen helfen, festzustellen, ob Ihre Mitarbeiter ihre Zeit so produktiv wie möglich verbringen und Ihre Mitarbeiter so einzusetzen, dass die Personalkosten minimiert werden.

3. Berechnen Sie Ihre Mitarbeiter-Fluktuationsrate

Eine hohe Fluktuationsrate kann Ihre Personalkosten erheblich belasten. Darüber hinaus können die Kosten für das Einstellen und die Schulung neuer Mitarbeiter die Effizienz Ihres Personals langfristig beeinträchtigen.

Besonders gross ist das Problem in der Gastronomie-Branche. Laut der Gewerkschaft Unia arbeiten fast ein Fünftel der Arbeitnehmer in der Gastronomie weniger als sechs Monate im gleichen Betrieb. Das ist mehr als doppelt so hoch wie der Schweizer Durchschnitt über alle Branchen hinweg!

Massnahmen zur Sicherstellung der Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter sind ein kluger Weg, um ein besserer Vorgesetzter zu werden und gleichzeitig das Endergebnis im Auge zu behalten.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter-Fluktuationsrate berechnen

Wenn Sie Ihre Mitarbeiterfluktuationsrate berechnen, können Sie sie besser verfolgen und daran arbeiten, sie zu reduzieren. Nehmen wir an, Sie möchten die Fluktuationsrate für einen Zeitraum von sechs Monaten berechnen.

Berechnen Sie zunächst Ihre durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern. Zu Beginn des Zeitraums hatten Sie 30 Mitarbeiter, ein halbes Jahr später ist Ihre Mitarbeiterzahl auf 18 gesunken. Um die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter zu erhalten, führen Sie die folgende Berechnung durch:

Durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern = (Anzahl an Mitarbeitern zu Beginn des Zeitraums) + (Anzahl an Mitarbeitern zum Ende des Zeitraums) / 2

Durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern = 30 + 18 / 2

Durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern = 24

In dem Zeitraum haben Sie 12 Mitarbeiter verlassen. Um nun Ihre Mitarbeiter-Fluktuationsrate zu berechnen, teilen Sie die Mitarbeiter, die Sie verlassen haben durch die durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern und multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100.

Mitarbeiter-Fluktuationsrate = (Mitarbeiter, die Sie verlassen haben) / (Durchschnittliche Anzahl an Mitarbeitern) x 100

Mitarbeiter-Fluktuationsrate = 12 / 24 x 100

Mitarbeiter-Fluktuationsrate = 50%

4. Planen Sie basierend auf Umsatz- und Wetter-Prognosen

Sicher, es mag verlockend sein, das ganze Jahr über für jede Schicht die gleiche Anzahl von Mitarbeitern bereitzuhalten. Der tatsächliche Bedarf Ihres Unternehmens an Mitarbeitern kann jedoch im Laufe des Jahres stark variieren.

Mit Personalverwaltungssystemen wie Planday können Sie die richtige Anzahl an Mitarbeitern zu verschiedenen Zeitpunkten planen. Wenn Sie zum Beispiel eine grosse Aussenterrasse haben, wäre es sinnvoll, weniger Mitarbeiter einzuplanen, wenn in der Wettervorhersage Regen angekündigt wird. Andererseits sollten Sie mehr Mitarbeiter einplanen oder auf Abruf halten, wenn eine besondere Veranstaltung in Ihrer Gegend stattfindet.

5. Nutzen Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter

Wenn Sie Ihre Personalkosten einige Zeit lang analysieren, verdeutlichen Sie sich die individuellen Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter. Zum Beispiel kann ein Kellner ein Meister darin sein, Ihren hektischsten Abend der Woche zu bewältigen, während ein anderer Kellner ein Händchen dafür hat, Kunden dazu zu verleiten, zusätzliche Gerichte zu bestellen. Indem Sie diese Talente erkennen, belohnen und nutzen, können Sie Ihre Personalkosten optimieren und Ihr Personal fühlt sich wertgeschätzt.

6. Automatisieren Sie die Schichtplanung

Die Zeiten von Stechuhren und Papierplänen sind längst vorbei, und die Verwaltung von Schichtplänen muss nicht mehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit kostenloser Software für Schichtpläne sparen Sie sich Zeit und erhalten bessere Echtzeit-Einblicke in Ihre Personalkosten. Das ist besonders effizient, wenn sich die Software direkt in Ihr Kassensystem integrieren lässt.

Von der Wettervorhersage bis hin zu den individuellen Stärken Ihrer Mitarbeiter gibt es eine Menge, was Sie tun und beachten können, um einen effizienteren Restaurantbetrieb zu führen. Wenn Sie die oben genannten Vorschläge beachten, können Sie Ihr Personal besser verwalten und die Personalkosten niedrig halten!

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