Gastronomen, die Reservierungen per Telefon oder E-Mail entgegennehmen und (noch) nicht mit einem Online-Reservierungssystem arbeiten: Das ist für Sie. Warum? Jeder Tisch, der nicht erscheint, doppelt gebucht ist oder aufgrund eines Kommunikationsfehlers zu früh oder zu spät eintrifft, ist ein Umsatzverlust. Nehmen Sie sich also 10 Minuten Zeit, um die Vorteile von Online-Reservierungen für das Gastgewerbe zu entdecken, welche Unternehmen Online-Reservierungssysteme anbieten und was es Sie als Unternehmer im Gastgewerbe kosten wird.
In diesem Blog gehen wir auf folgendes näher ein:
- Wie funktioniert die Online-Reservierung für Restaurants?
- Was sind Online-Reservierungssysteme?
- Wie ermöglichen Sie Online-Reservierungen für Ihren Gastronomiebetrieb?
- Vier Vorteile von Online-Reservierungssystemen
- Was kostet ein Online-Reservierungssystem im Gastgewerbe?
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Wie funktioniert die Online-Reservierung für Restaurants?
Die Antwort lautet: Super einfach und vollkommen automatisch.
Sie beauftragen einen externen Softwareanbieter mit der Annahme und Abwicklung von Online-Reservierungen für ihr Restaurant, anstatt dies selbst oder durch ihre Mitarbeiter per Telefon oder E-Mail erledigen zu lassen.
Die einzige manuelle Arbeit bei Online-Reservierungen besteht darin, sicherzustellen, dass die Öffnungszeiten und die Verfügbarkeit ihres Restaurants immer korrekt sind. Wenn Sie sich also entscheiden, eine Woche ihren Betrieb zu schließen, müssen Sie auch sicherstellen, dass Gäste in dieser Woche keine Online-Reservierungen vornehmen können.
Was sind Online-Reservierungssysteme?
Die Antwort lautet: Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Online-Reservierungssystemen um eine Form von Technologie, die von Unternehmen entwickelt wurde, die Online-Reservierungen für Restaurants ermöglichen möchten.
Dabei handelt es sich oft um Anwendungen, die mit fast allen Mobilgeräten kompatibel sind, sich einfach mit Websites verknüpfen lassen und sich auch in Online-Kassensysteme wie Lightspeed Restaurant integrieren lassen .
In Deutschland sind Unternehmen wie OpenTable, Resmio und aleno führende Online-Reservierungssysteme und wichtige Integrationspartner von Lightspeed.
Wie ermöglichen Sie Online-Reservierungen für Ihren Gastronomiebetrieb?
Die Antwort lautet: in drei Schritten.
Schritt 1: Stellen Sie sicher, dass ihr Gastronomiebetrieb online leicht zu finden ist. Das bedeutet: Ihre eigene (mobile) Website, ein Google-My-Business- Profil und ein oder mehrere Social-Media- Profil(e). Warum? Ihre Online-Präsenz bestimmt den Großteil ihrer Gäste: Der Anteil der Gäste, die ihr Unternehmen zunächst online analysieren, Bewertungen lesen und ihre Social-Media-Seiten besuchen, wächst von Jahr zu Jahr.
Schritt 2: Kontaktieren Sie einige Online-Reservierungssysteme. Vergleichen Sie die Funktionalitäten der einzelnen Systeme und gleichen Sie diese mit ihren eigenen Bedürfnissen und Wünschen. Überprüfen Sie auch, inwieweit sich die Preise der einzelnen Reservierungssysteme voneinander unterscheiden, und prüfen Sie, was Sie dafür erhalten: mehr Optionen, besserer Kundenservice, kostenloses Onboarding und Training, einen persönlichen Ansprechpartner und so weiter. Auch solche Dinge kosten in der Regel Geld.
Schritt 3: Integrieren Sie ihr Online-Reservierungssystem in ihre Website, ihr Google my Business Profil und – nicht zuletzt – verknüpfen Sie es mit ihrem Kassensystem. Verwenden Sie ihren Grundriss und ihre gewünschten Tischplan, damit ihre Reservierungen so reibungslos und strategisch wie möglich aufeinander folgen.
Et voilà: Lehnen Sie sich entspannt zurück und lassen Sie die Reservierungen automatisch eintrudeln.
Vier Vorteile von Online-Reservierungssystemen
Die vier Vorteile von Online-Reservierungssystemen für das Gastgewerbe stehen den Nachteilen einer Reservierung per E-Mail oder Telefon nämlich diametral gegenüber. Deshalb vergleichen wir sie gerne, um ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, welchen Vorteil Sie erhalten und welchen Nachteil Sie gleichzeitig vermeiden:
- Mehr Zeit
- Mehr Genauigkeit
- Mehr Informationen
- Mehr Schutz vor No-Shows
Mehr Zeit
Wenn ihre Reservierungen automatisch online entgegengenommen und verarbeitet werden – und zudem perfekt auf ihren Grundriss abgestimmt sind und Überbuchungen unmöglich machen – sparen Sie in erster Linie Zeit.
Zeit, die Sie nicht mehr damit verbringen müssen, ans Telefon zu gehen und Reservierungen aus E-Mails manuell aufzuschreiben oder zu übernehmen.
Gesparte Zeit ist gespartes Geld.Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, wie eine telefonische Reservierung funktioniert – und wie viele Fragen Sie normalerweise stellen müssen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Im besten Fall gibt der Gast selbst an, an welchem Tag die Reservierung gewünscht wird und mit wie vielen Personen. Sie bekommen – im schlimmsten Fall – das Reservierungsbuch oder – im weniger ernsten Szenario – die Reservierungsübersicht auf ihrem Laptop und wiederholen den Tag und die Personenzahl zur Bestätigung. Sie geben den Gästen dann die Freiheit zu wählen, wann sie kommen möchten, aber wenn die bevorzugte Zeit 20:00 Uhr an einem Samstagabend ist, müssen Sie schauen, wann noch ein Tisch frei ist. Wenn der Gast zustimmt, fragen Sie nach dem Namen und der Telefonnummer – und der E-Mail-Adresse, wenn Sie eine Bestätigungs-E-Mail senden möchten – und Sie sind fertig. Wie viel Zeit verbringen Sie oder ihre Mitarbeiter durchschnittlich pro Tag am Telefon, um Reservierungen entgegenzunehmen? Sie könnten so viel Zeit sparen, indem Sie auf Online-Reservierungen umstellen. |
Mehr Genauigkeit
Fehler sind menschlich, aber auch einer der größten Nachteile von Reservierungen per Telefon oder E-Mail. Ein hektischer Moment, Geräusche im Hintergrund oder einfach nur ein Flüchtigkeitsfehler: Es gibt viele Umstände und Faktoren, die einer korrekten Reservierung im Wege stehen. Tippfehler, schlecht lesbare Handschrift oder einfach aus Zeitmangel am falschen Tag platziert – mit einem Online-Reservierungssystem gehören solche Dinge der Vergangenheit an.
Warum? Neben der Zeit ist auch die Genauigkeit einer der stärksten Vorteile von Online-Restaurantreservierungen. Anstatt sich selbst oder ihre Mitarbeiter für Kommunikations- und Schreibfehler verantwortlich zu machen, müssen ihre Gäste ihre eigenen Angaben korrekt machen.
Also nie wieder falsche Daten oder Ankunftszeiten, falsche Personenanzahl oder falsche Telefonnummern.
Mehr Informationen
Da Sie dank der Online-Buchungsplattform nicht mehr an Zeit gebunden sind, ist es möglich, mehr als die notwendigen Daten einer Reservierung zu verarbeiten.
Viele Gastronomiebetriebe, die mit Online-Reservierungen arbeiten, fragen neben den notwendigen (Datum, Uhrzeit, Personenzahl, (Vor-)Name und Telefon bzw. E-Mail) auch Dinge wie Geburtsdatum, Anschrift und Ort ab. Aber die Möglichkeiten sind endlos: Sie können sich vorab über Essensvorlieben, Unverträglichkeiten und Allergien oder spezielle Anmerkungen und Fragen erkundigen.
Mehr Informationen machen es für alle nur einfacher: Ihr Küchenteam weiß sofort, was sie erwartet, ihre Kellner, worauf sie achten müssen und – sicherlich nicht unwichtig – Ihre Gäste, dass sie berücksichtigt werden.
Dank der Verknüpfung ihres Online-Reservierungssystems mit ihrem Kassensystem können Sie all diese Informationen auch mit den Bestellungen an ihren Tischen verknüpfen. Dadurch können Sie Bestellungen mit Gästeinformationen verknüpfen und so Profile erstellen. Gastronomiebetriebe, die stark auf persönliches Erlebnis und Service setzen, können sich auf diese Profile verlassen, um ihren Service zu perfektionieren.
Dieser Informationsfluss funktioniert jedoch in beide Richtungen. Wenn Sie beispielsweise nur an bestimmten Abenden mit einem festen Menü arbeiten, können Sie dies auch in ihrem Reservierungssystem hinterlegen. Wenn ein Gast an einem dieser Tage eine Online-Reservierung vornimmt, erscheint die Meldung des festen Menüs. So vermeiden Sie auch vor Ort unerwartete (und unangenehme) Situationen am Tisch. Darüber hinaus können Gastronomen, die mit bestimmten Veranstaltungen zusammenarbeiten, praktische Informationen zu Veranstaltungen an bestimmten Tagen oder Zeiträumen über ihre Online-Buchungsplattform kommunizieren.
Mehr Schutz vor No-Shows
In einem kürzlich erschienenen Blog haben wir darüber gesprochen, wie Reservierungssysteme ein Tool gegen sogenannte No-Shows bieten, also Gäste, die eine Reservierung vorgenommen haben, aber nicht erscheinen. Ob aus Gleichgültigkeit oder Vergesslichkeit, No-Shows sind nicht zum Lachen.
Ein Online-Reservierungssystem für Restaurants bietet ihnen zusätzliche Ressourcen, um sich davor zu schützen. Sie können beispielsweise festlegen, dass eine Erinnerung einen Tag im Voraus automatisch gesendet wird. Auf diese Weise erinnern Sie vergessliche Gäste an ihre Reservierung oder ermutigen Gäste, die möglicherweise andere Pläne haben, ihre Reservierung zu stornieren.
Eine weitere Möglichkeit, No-Shows zu vermeiden, besteht darin, eine Anzahlung zu verlangen. Wir beobachten dies immer häufiger in gehobenen Restaurants oder Gastronomiebetrieben, die nur an bestimmten Tagen mit einer festen (und umfangreichen) Speisekarte arbeiten. Wenn Sie von Gästen verlangen, dass sie im Voraus eine Anzahlung leisten oder ihre Kreditkarteninformationen als Absicherung angeben, reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Nichterscheinen auf ein absolutes Minimum. Niemand wirft gerne Geld weg.
Was kosten Online-Reservierungssysteme im Gastgewerbe?
Stellen Sie sich zunächst die folgende Frage: Wissen Sie, wie viel es kostet, ihre Reservierungen per Telefon oder E-Mail entgegenzunehmen? Wenn Sie das nicht wissen, empfehlen wir ihnen, diese Kosten zu errechnen. Sie werden über das Ergebnis staunen.
Je nach gewünschten Funktionalitäten, Features und Personalisierungsmöglichkeiten bewegen sich die Preise für Online-Reservierungssysteme zwischen 50 € und 250 € pro Monat. Manche Unternehmen rechnen jährlich ab, andere monatlich und sind auch monatlich kündbar.
Welche Funktionen für Ihren Gastronomiebetrieb notwendig, welche wünschenswert und welche unnötig sind, bestimmen Sie selbst.
Online-Reservierung: ein Muss für jeden Gastronomiebetrieb
Es sollte klar sein: Wir sind für die Digitalisierung im Gastgewerbe. Eine wichtige Rolle spielen dabei smarte Kassen und -Reservierungssysteme.
Für moderne Gastgewerbebetriebe hat Effizienz Priorität. Dies bedeutet oft, dass ein digitales Tool nicht ausreicht, aber Gastronomieunternehmer suchen nach der perfekten Kombination digitaler Tools, die zusammen eine möglichst harmonische Zusammenarbeit gewährleisten. Aus diesem Grund lassen sich auch die wichtigsten Online-Reservierungssysteme für das Gastgewerbe in das Lightspeed-Kassensystem integrieren.
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